As organizações serão pressionadas cada vez mais a experimentar novas tecnologias, novos processos, novos produtos e novos modelos de negócio e isso exigirá mais controle, gestão e governança.
Há algumas semanas, durante um trabalho de Knowledge Mapping (mapeamento do conhecicmento crítico) em um cliente, como desdobramento de uma consultoria de GRC Ágil Compartilhado, percebi algo interessante: aquele trabalho de governança havia aberto caminho para iniciativas de transformação digital e gestão do conhecimento. Isso me fez olhar para minha própria trajetória.
Trabalho com aquilo que hoje chamamos de transformação digital muito antes de essa expressão se popularizar. Na época falávamos em informatização, modernização, e-business, integração de sistemas, soluções sob medida e redesenho de processos. Já analisávamos necessidades, processos de negócio, tecnologias disponíveis e resultados esperados para construir e implantar novas soluções. A denominação mudou, muitas das práticas evoluíram.
Em uma rápida pesquisa despretensiosa no Google, descobri que o Tribunal de Contas da União registrou, com base no Google Trends, que a expressão “transformação digital” começou a ganhar tração no Brasil em 2016. Isso ajuda a explicar por que muitos profissionais já realizavam atividades que hoje associamos à transformação digital antes mesmo da popularização do termo.
Também não existe consenso absoluto sobre sua definição. A OCDE, por exemplo, diferencia digitização, digitalização e transformação digital, olhando para esta última como um fenômeno mais amplo decorrente do uso crescente de tecnologias e dados. Mas este artigo não pretende resolver essa discussão, quero apresentar outra questão: como inovar e transformar uma organização sem criar, ao mesmo tempo, novos riscos, descontrole, perda de conhecimento ou desalinhamento estratégico? É daí que surge o conceito que proponho chamar de Inovação e Transformação Digital Governada.
Na abordagem que apresento, Inovação e Transformação Digital Governada é a integração da inovação, mudança organizacional e adoção tecnológica à estratégia, processos, pessoas, riscos, controles, conformidade, conhecimento e indicadores desde a concepção até a sustentação das iniciativas.
A ideia central pode ser resumida assim: se a inovação ou a transformação podem mudar o paradigma do negócio, a governança precisa participar da mudança do paradigma. Não faz sentido transformar primeiro para depois descobrir como governar aquilo que foi criado. É uma lógica semelhante ao Security by Design, mas aqui falamos em Governance by Design.
Essa distinção é importante, já que uma organização pode inovar sem necessariamente realizar uma transformação digital, pode criar um novo modelo de serviço, redesenhar um processo, modificar seu modelo de negócio ou desenvolver uma nova forma de relacionamento com seus clientes sem que uma nova tecnologia seja o elemento central da mudança.
Por outro lado, a transformação digital utiliza tecnologias digitais para promover mudanças relevantes em processos, capacidades, serviços ou modelos organizacionais. Portanto, nem toda inovação é transformação digital, embora uma transformação digital possa ser uma importante iniciativa de inovação. É por isso que tratamos os dois fenômenos de forma integrada, mas não como sinônimos.
Automatizar um processo ruim pode apenas fazê-lo funcionar mal mais rapidamente. Introduzir IA em um processo mal estruturado também não resolve necessariamente o problema por completo. Antes da tecnologia, precisamos compreender questões como:
Só depois disso devemos perguntar sobre qual tecnologia pode ajudar. Essa inversão muda a qualidade da transformação.
A Governança da Transformação Digital tradicionalmente trata dos mecanismos utilizados para dirigir e acompanhar os programas de transformação: prioridades, investimentos, estruturas decisórias, responsabilidades, riscos e indicadores. Já existe literatura sobre Digital Transformation Governance, inclusive relacionando mecanismos de governança à maturidade digital da organização e à execução de seus roadmaps. A Transformação Digital Governada avança um pouco mais, pois não atua apenas sobre o programa, ou seja, a governança entra no desenho da transformação.
Processos, riscos, controles, dados, responsabilidades, conhecimento e indicadores são considerados desde a concepção da solução, e não acrescentados posteriormente. Em outras palavras:
Governança da Transformação Digital:
Como governamos nossas iniciativas de transformação?
Transformação Digital Governada:
Como transformamos a organização sem separar estratégia, tecnologia, processos, pessoas, riscos, controles e conhecimento?
O GRC (Governança, Riscos e Compliance), funciona como uma disciplina transversal e durante uma iniciativa de inovação ou transformação, ele ajuda a responder:
quem decide?
Quais riscos estamos introduzindo?
Que controles são necessários?
Quais evidências precisam ser preservadas?
Que nível de risco estamos dispostos a aceitar?
Como saberemos se a iniciativa está produzindo resultado?
Quanto maior a criticidade da transformação, maior deve ser a governança proporcional ao risco.
Governança não deve significar burocracia.
Isso significa ter capacidade de inovar com consciência sobre consequências, responsabilidades e resultados.
A inovação e a transformação governadas podem seguir um ciclo bastante objetivo: Diagnóstico, Priorização, Roadmap, Piloto, Escala, Adoção, Governança e melhoria contínua. No diagnóstico, compreendemos processos, sistemas, pessoas, conhecimento, riscos, controles e oportunidades. Na priorização, avaliamos impacto, esforço, custo, risco, viabilidade e alinhamento estratégico. O roadmap organiza a evolução. Protótipos, provas de conceito e MVPs permitem cocriar e experimentar antes de entregar a solução para toda a empresa.
Na entrega, a solução passa a integrar processos e sistemas reais. A adoção exige comunicação, capacitação e gestão da mudança. A governança contínua utiliza indicadores, feedback, riscos e aprendizado para aperfeiçoar aquilo que foi implantado, observe que há uma ideia importante nesse ciclo: inovação governada também significa saber quando experimentar, quando escalar e quando não avançar.
Toda inovação produz conhecimento, pois, hipóteses são testadas, decisões são tomadas, erros acontecem, processos mudam e pessoas aprendem. Se esse conhecimento não for capturado e reutilizado, parte do investimento realizado na transformação desaparece com o tempo, por isso, a Gestão do Conhecimento (GC) é um dos elementos da Inovação e Transformação Digital Governada.
A GC transforma experiência em memória organizacional e memória organizacional em capacidade futura e da mesma forma, nenhuma transformação ocorre apenas dentro de sistemas, ela acontece dentro de organizações humanas. Sendo assim, resistência à mudança, medo de reportar problemas, excesso de confiança na tecnologia, baixa participação e ausência de clareza sobre responsabilidades podem comprometer uma excelente solução técnica. Por isso, gestão da mudança, governança comportamental, participação e cocriação também precisam estar presentes.
A IA amplia ainda mais essa necessidade, uma vez que, sistemas baseados em IA podem interpretar contextos, gerar informações, recomendar decisões e, com agentes de IA, executar ações com diferentes graus de autonomia, aliás, quanto maior a autonomia tecnológica, maior a necessidade de responder algumas perguntas antecipadamente:
o que o sistema pode fazer?
Que dados pode acessar?
Quem responde pelas suas ações?
Quando um humano precisa intervir?
Como os resultados serão monitorados?
Como erros serão identificados e corrigidos?
A governança, nesse contexto, não é inimiga da inovação, ela é uma condição para que a inovação possa se multiplicar de maneira responsável.
Toda iniciativa deveria começar com uma pergunta simples: como saberemos se melhoramos? Tempo, custos, produtividade, retrabalho, qualidade, satisfação, riscos, receitas e outros indicadores podem formar uma linha de base. Sem baseline, uma organização pode provar que implantou tecnologia, mas não necessariamente que produziu transformação, portanto, a transformação precisa gerar evidências de valor.
IA, automação, blockchain, visão computacional, analytics, cloud e outras tecnologias podem transformar organizações, mas nenhuma delas deveria ser o ponto de partida, ou seja, a pergunta não deveria ser “Onde podemos colocar IA?”, mas sim: “Que problema ou oportunidade estratégica temos diante de nós e qual combinação de mudanças, conhecimento e tecnologia pode gerar maior valor com risco aceitável?” É nesse ponto que inovação, transformação e governança se encontram.
As organizações serão pressionadas cada vez mais a experimentar novas tecnologias, novos processos, novos produtos e novos modelos de negócio, mas a vantagem competitiva não estará apenas em quem consegue mudar mais rapidamente, estará também em quem desenvolve capacidade contínua de inovar, transformar, aprender e evoluir sem perder controle, responsabilidade, conhecimento e alinhamento estratégico.
Na P2 Consultoria Brasil batizamos essa capacidade de Inovação e Transformação Digital Governada. Ela conecta:
Estratégia + Inovação + Processos + Pessoas + Tecnologia + Conhecimento + Riscos + Controles + Indicadores.
O GRC Ágil passa a atuar transversalmente, a Gestão do Conhecimento preserva aquilo que a organização aprende e a Gestão da Mudança sustenta a adoção. Aqui, a tecnologia ocupa sua função correta, é um meio para gerar transformação e valor. Podemos resumir tudo em uma frase:
Inovar e transformar aumenta a capacidade de movimento de uma organização. Inovar e transformar de forma governada ajuda a garantir que esse movimento esteja levando a empresa na direção certa.
P2 Consultoria Brasil: Inovação e Transformação Digital Governada.
Links referenciados:
Pesquisa textual | Tribunal de Contas da União